Gemeinschaft
... als Gesamtheit und Chance
Die in den § 27 und § 28 WEG aufgeführten gesetzlichen Aufgaben und Erfordernisse, gehören zu den unabdingbaren Grundleistungen und sichern der Eigentümergemeinschaft eine sach- und fachgerechte Verwaltung der gemeinschaftlichen Belange, dies auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen, der Teilungserklärung und der Gemeinschaftsordnung. Dies betrifft alle gemeinschaftlichen Teile, die für den gemeinschaftlichen Gebrauch bestimmten Sachen und Dienste, die gemeinschaftlichen Interessen schlechthin, also die Gesamtheit des Eigentums, der Nutzung und des gemeinschaftlichen Vermögens.
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Administration
... das innere Erscheinungsbild
Die allgemeine Verwaltung regelt die Zusammenkünfte der Gemeinschaft aller Eigentümer, führt die erforderlichen Korrespondenzen und Verhandlungen und vertritt die Eigentümergemeinschaft zu allen Angelegenheiten des gemeinschaftlichen Eigentums.
Hierzu gehören:
- Einladung und Durchführung einer jährlichen Eigentümerversammlung, einschließlich notwendiger Vorbereitungsarbeiten
- Erstellung eines ordnungsgemäßen Versammlungsprotokolls der Beschlüsse, Aushändigung einer Protokollabschrift/Kopie an jeden Eigentümer
- Enge Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat durch regelmäßigen Informationsfluss, Beiratssitzungen sowie jährliche Belegprüfungen
- Durchführung der Beschlüsse, lt. Entscheidungen im Rahmen der Eigentümerversammlungen
- Führung der Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG v. 01.07.2007
- Vertragsabschlüsse (auch Kündigungen) von Wartungs-/Lieferanten-/Versicherungs-/, sowie Dienstleistungsverträgen im Namen der WEG
- Vorbereiten und Veranlassen von Handwerkerangeboten, Ausschreibungen, Angebotsspiegeln
- Preisverhandlungen und Prüfung der Angebote
- Auftragsvergabe an Handwerker für Reparaturen und Instandhaltungen– Maßnahmen über ... € erfordern die Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat
– Maßnahmen über ... € bedürfen der Beschlussfassung durch die Eigentümerversammlung - Terminüberwachung bei Angeboten, Auftragsausführung, Mängelrügen, Gewährleistungsansprüchen Vergaben, Schlussrechnungen
- Prüfung und Klärung der Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/ Gemeinschaftseigentum
- Einstellen bzw. Kündigen von Hausmeistern, Reinigungskräften und/oder anderem Servicepersonal
- Einweisen und Einarbeiten des Hausmeisters und weiterem Servicepersonal
- Betreuung und Überwachen der Dienstleister der WEG
- Beschaffen öffentlich-rechtlicher Genehmigungen
- Vermietung von Grundstücks- und Gebäudeteilen, die der gemeinschaftlichen Nutzung der Wohneigentümern unterliegen
- Erstellung einer Hausordnung, Vorbereitung der Beschlussfassung, Überwachung der Hausordnung
- Maßnahmen zur Fristwahrung und Abwendung von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft gegenüber öffentlich-rechtlichen, sowie privaten Belangen
- Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtung, Hausgeldklagen
- Einleiten von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand- , Sturmschäden– Schadensmeldung an die Versicherung
– Abrechnung mit der zuständigen Versicherung
– Abrechnung mit den beauftragten Handwerksfirmen
– Klärung der sachlichen Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder- /Gemeinschaftseigentum
– Beratung der Wohneigentümer zur Schadensprävention und -Beseitigung - Entgegennahme und Abgabe von Willenserklärungen, soweit diese die WEG und/oder alle Wohnungseigentümer betreffen
- Schriftverkehr, telefonischer Kontakt mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten, betreffend gemeinschaftliche Belange
- Dienstfahrten im Rahmen der Grundleistungen und besonderen Veranlassung
- Erstellen von Genehmigungen (z. B. Telefon, Veränderungen Vermietungen, gewerbl. Nutzung)
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Kaufmännisch
... maßvoll und vorausschauend
Die kaufmännische Verwaltung regelt die Forderungen und Verbindlichkeiten der Eigentümergemeinschaft gegenüber Versorgern, Dienstleistern und öffentlichen Institutionen. Sie stellt die Zahlungsflüsse dar und überwachen die Ein- und Ausgänge, auch in Verbindung mit den verschiedenen Abrechnungen. Vorausschauend erfolgt die Darstellung eines Wirtschaftsplanes auf der Basis bestehender Zahlen, erforderlicher Anpassungen, sowie angedachter und/oder notwendiger Maßnahmen.
Hierzu gehören:
- Aufstellen des Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr, Ausweis der Kostenverteilung je Sonder-/Teileigentum, als Einzelwirtschaftspläne oder (§ 28 WEG) Gesamtwirtschaftsplan
- Jährlichen Wohngeldabrechnung der Hausgeld- und - Ausgabe als Einzelabrechnung je Miteigentümer/Anteil
- Erfassung der Verbrauchswerte (Heizölbestand, Wasser-/Stromverbrauch ...), sofern dies nicht über die einzelnen Versorger erfolgen
- Abrechnung der Heizkosten in Zusammenarbeit mit dem entsprechenden Serviceunternehmen
- Verwaltung der Gelder, Einrichten, Führen, ggf. Auflösen der auf den Namen der WEG- Gemeinschaft lautenden Bankkonten (Giro- und Anlagekonten)
- Einrichten einer ordnungsgemäßen, kaufmännischen Buchführung nach den Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetzes– Überwachung der Wohngeldzahlungen
– Darstellung und Abrechnen von Einnahmekonten für Erträge
– Darstellung und Abrechnen von Ausgabekonten
– Darstellung und Abrechnen des Rückstellungskontos einschließlich der Anlage der Instandhaltungsrücklage
– Buchung der lfd. Kontobewegungen
– Einbuchen der errechneten Einzelkosten der Service/Versorgungsunternehmen je Sonder-/Teileigentum
für die Jahresabrechnung
– Annahme und Bewirkung von Zahlungen und Leistungen in Zusammenhang mit der laufenden Verwaltung
des gemeinschaftlichen Eigentums
– Verbuchen sämtlicher Geldein- und Ausgänge
– Monatliche Sollstellung von Hausgeldbeträgen
– Bearbeiten von Lastschriftbuchungen
– Mahnwesen, ggf. Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
– Verwalten und Disponieren von Geldmitteln auf Girokonten, Festgeld- und Sparkonten
– Anweisen und Veranlassen von Zahlungen - Rechnungskontrolle der Kauf-, Lieferanten-, Dienstleitungs- und Reparaturrechnungen
- Abstimmung von Gehaltszahlungen, Lohnsteuer, Sozialabgaben, vermögenswirksame Leistungen, erforderliche Meldungen an das Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaft mit dem Steuerberater
- Berücksichtigung von Lohn-/Einkommensteuer/Umsatzsteuergesetz, Abgabenverordnung, Grundsteuergesetz etc. in Absprache mit dem Steuerberater
- Errechnung und Anforderung von beschlossenen Sonderumlagen
- Erstellung einer Bescheinigung für die haushaltsnahen Dienstleistungen nach § 35 a EStG zur Vorlage beim Finanzamt
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Dienst und Leistung
... wir prüfen und überwachen
Die fortlaufende Kontrolle und technische Überwachung einer Liegenschaft schützt die Eigentümer i.d.R. vor plötzlich auftretenden umfangreichen Reparatur- bzw. Sanierungsmaßnahmen und hieraus resultierenden, z.T. unvorhersehbar hohen Kosten. Hierzu gehören auch die Angebotsprüfung, sowie Überwachung externer Dienstleister und Handwerksbetriebe im Rahmen der beschlossenen Maßnahmen und bei sofortigem Handlungsbedarf.
Hierzu gehören:
- Die technische Kontrolle des Gemeinschaftseigentums– zur Feststellung etwaiger Mängel
– Vermeidung sich anbahnender Schäden
– optische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch regelmäßige Begehung des Objektes
– ggf. Hinzuziehung von Sonderfachleuten (lt. Beschluss) - Terminüberwachung bei Vergaben, Ausführungen, Nachbesserungen, Regress
- Einleiten von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand- , Sturmschäden– Beauftragung und Überwachung notwendiger Handwerksfirmen
– Leistungsabnahme, soweit dies nicht über einen Architekten, Statiker ... erfolgt oder vereinbart ist
– Klärung der sachlichen Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder- /Gemeinschaftseigentum - Bestellung von Schlüsseln und Schließzylindern aus einer Sicherheits- Schließanlage für das Sonder-/Gemeinschaftseigentum
- Beauftragung von Beschriftungen für Klingel- und Briefkastenanlagen
- Beauftragung/Veranlassung von Prüfung und Wartung der Sicherheits- und Versorgungseinrichtungen– Heizungsanlage, Tankanlagen, Aufzüge,
– Beleuchtungen, Garagentore,
– Brandschutzeinrichtungen, Lüftungsanlagen,
– Brandschutztüren, Rauchabzugsklappen,
– Treppenhausbeleuchtung, Schließanlage - Aufstellung langfristiger Reparaturkostenplanungen/Sanierungskonzepte
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